Mencetak dokumen sangat penting mempertimbangkan hal-hal mengenai ukuran kertas, margin dokumen. Mencetak dokumen sering sekali menimbulkan atau menghadapi kendala. Sebagai contoh, bagian bawah dokumen anda terpotong. Ada bagian tepi kanan dari tabel dokumen anda tidak tercetak dengan benar. Tapi yang paling sering ditemukan adalah margin dokumen tidak sesuai persyaratan, khususnya pada penulisan karya tulis seperti skripsi.
Tulisan berikut adalah langkah-langkah yang wajib dilewati bagi Anda dan siapapun, bila hendak mencetak dokumen Anda. Langkah-langkah ini adalah hasil rangkuman dari pengalaman penulis bekerja selama hampir 20 tahun dalam porses menyiapkan dokumen dan mencetak dokumen.
Tulisan ini dibagikan untuk membantu Anda agar dapat mencetak dokumen Anda dengan benar dan dengan kualitas yang bagus, minimal sesuai dengan persyaratan kebutuhan dokumen Anda.
Siapkan komputer
Mencetak dokumen di komputer atau lewat komputer, tentunya Anda wajib menyiapkan komputer untuk membuka file/dokumen yang akan Anda cetak. Pastikan apakah sudah terinstal aplikasi/software yang support untuk membuka file Anda?
Pada study kasus, kita contohkan akan mencetak file office microsoft word. Misalnya Bila file dokumen Anda adalah Microsoft Word dengan versi 2013, maka coba dicek terlebih dahulu, apakah Software office 2013 sudah terinstal di komputer Anda? Bila yang terinstal office versi yang lebih rendah, misalnya office 2010, maka file dokumen Anda menjadi berantakan, atau tidak rapi. Dokumen Anda kehilangan spasi antar kata, sehingga tidak mungkin kita mencetak dokumen yang tidak sesuai keperluan. Karena itu, wajib bagi Anda untuk menyiapkan sofware yang support dengan format dokumen Anda. Langkah yang dapat Anda lakukan adalah menginstal software officenya terlebih dahulu. Dulu pernah admin menulis tentang cara menginstal Office untuk semua versi, silakan dibaca disini.
Pastikan pula, bahwa komputer Anda sudah terhubung dengan printer, dan sudah terinstal dengan baik. Sebelum Anda siap dengan langkah pertama ini, jangan melanjutkan ke langkah berikutnya.
Anda bingung memilih jenis printer? Silakan kunjungi artikelnya disini sebelum Anda membeli printer.
Siapkan Dokumen
Mencetak dokumen/file, tentunya kita harus sudah siap dengan file atau dokumen yang akan kita cetak, setelah memastikan langkah pertama di atas terlebih dahulu, maka, bukalah file dokumen Anda dan cek lah sekali lagi baik margin maupun ukuran kertas yang dipersyaratkan. Misalnya untuk skripsi mensyaratkan margin 4333 atau 4433 dengan ukuran kertas A4. Cobaalah cek sekali lagi apakah sudah sesuai atau sudah tepat?
Pergilah ke Pagelayout | Margin | custome Margin. Lihatlah setingan dari dokumen Anda. Dan pastikan margin dan ukuran kertasnya sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda dapat membaca cara melakukan page setup yang benar di artikel ini.
Cek pula rangkaian kalimat dari dokumen tersebut, apakah ada kesalahan pengetikan, termasuk penggunaan functuasi atau tanda bacanya. Bila keliru menggunakan atau menempatkan tanda baca, dipastikan pembaca akan mengalami kesulitan memahami maksud dari tulisan Anda, baik sebagian maupun keseluruhannya.
Siapkan Printer
Siapkan printer Anda, pastikan kabelnya sudah terhubung ke komputer, serta sudah On yang diindikasikan oleh lampu power menyala. Itu mengindikasikan printer sudah siap dipergunakan.
Pada lingkungan perkantoran dikenal ada dua jenis printer yang sering dipergunakan, yaitu printer inkjet dan laserjet. Sebelum mencetak, cek terlebih dahulu ketersediaan tinta bila menggunakan printer Inkjet, dan tonernya bila menggunakan printer laserjet. Perhatikan pula, apakah dokumen Anda mengandung unsur gambar yang berwarna pada isinya atau tidak. Bila ada, gunakan printer yang support untuk itu.
Kebanyakan printer laser yang dipergunakan di kantoran adalah laser yang monotype, maksudnya hanya menggunakan toner black atau hitam saja. Sehingga, bila demikian, pertimbangkan untuk menggunakan printer inkjet untuk mencetak dokumen Anda. Karena setiap printer inkjet sudah dilengkapi dengan tabung tinta warna. Kalkulasi juga ketercukupan supply tinta dari printer yang akan digunakan, jangan sampai kehabisan tinta di tengah-tengah proses cetak, itu dapat menyebabkan kerusakan pada head printer Anda.
Pertimbangan pula ukuran dokumen yang dicetak A4 atau F4?
Belum tersedia ukuran F4 di komputer Anda? Lakukan langkah sederhana ini.
Siapkan Kertas/media cetak
Pada umumnya untuk kebutuhan kantor media cetak yang dibutuhkan adalah kertas HVS, walaupun sesekali menggunakan media kertas foto atau buffalo. Walaupun demikian penggunaan media cetak berupa kertas sticker, atau kertas Artpaper pun dapat pula digunakan. Tentunya tergantung dengan jenis tinta yang digunakan atau dituangkan dalam ink-tank printer Anda.
Penggunaan tinta original lebih cocok untuk menggunakan kertas hvs atau stiker inkjet atau kertas fotoinkjet. Silakan cek kembali pada product knowledge yang disertakan pada saat pembelian printer anda.
Di brosurnya tercantum penjelasan secara terperinci dari kapasitas dan jenis tinta, jenis kertas yang dapat dipergunakan, dan lain-lain.
Disamping jenis kertas, ukuran kertas wajib kita siapkan. Untuk kebutuhan tertentu kita membutuhkan kertas A4, dan untuk kebutuhan surat menyurat di lingkungan perkantoran umumnya menggunakan ukuran kertas F4.
Masukkan kertas sesuai dengan ukuran dokumen ke tempat supply kertas dari printer Anda, tempatkan sedemikian rupa sehingga dapat ditarik dengan mudah oleh roller printer / atau roda penarikan kertas dari printer Anda. Isikan kertas secukupnya (tidak terlalu sesak) di baki kertas.
Pastikan posisi kertas tegak lurus dengan atau tidak miring untuk mendapatkan proses cetak yang tepat dan menghindari kertas nyangkut atau paper-jam.
Paper jam dapat merusak bagian tertentu dari printer Anda, apalagi bila kita salah dalam menangani paper jam ini. Bila Anda belum mampu menangani paper jam, sebaiknya pergunakan jasa profesional untuk itu.
Dan, bila tinta printer Anda buntu/macet atau keluar tintanya tidak bagus,biasanya ditandai dengan hasil tulisan yang putus-putus, pertimbangkan untuk memperbaiki terlebih dahulu printer Anda. Ganti Head misalnya.
Perlukah Ujicoba?
Nah, Bila Anda mempunyai rasa tidak yakin dengan keadaan printer Anda, atau Anda ingin mengecek kesiapan printer yang digunakan, lakukan beberapa kali uji coba. Print-lah 1 atau 2 lembar dokumen anda, dan lihat hasil cetak yang dihasilkan printer. Bila hasilnya sudah baik dan bagus, dan marginnya sudah tepat, maka lakukan mencetak dokumen Anda secara keseluruhan.
Cek juga, apakah ada bagian dokumen yang hilang/terpotong? Bila iya, pertimbangkan menseting ulang ukuran dokumen Anda, atau pertimbangkan mengganti ukuran kertas yang Anda letakkan di printer.
Cetak per Bagian Halaman
Bila Anda mencetak 1 atau 2 lembar dokumen, Anda dapat melakukannya dalam sekali proses mencetak. Bagaimana bila Anda mencetak dokumen dalam jumlah yang banyak 50 lembar, 100 lembar dokumen, atau bahkan lebih? Dapatkah kita melakukan dalam sekali proses cetak?
Jawabannya, boleh-boleh saja, tapi menurut hematnya lakukan secara bertahap. Karena kemampuan printer untuk mencetak dokumen sebenarnya mempunyai beberapa keterbatasan, khususnya untuk printer inkjet. Disamping itu, untuk dapat memantau tinta atau toner misalnya.
Disini, boleh diberi saran, bila Anda mencetak dokumen dalam jumlah banyak, maka lakukan secara bertahap. Apalagi yang dokumen Anda berisi gambar, atau dokumen anda tulisannya rapat (spasi 1). Maksimal untuk sekali proses cetak dapat disarankan paling banyak 25 lembar kemudian diikuti dengan jeda tidak kurang dari 1-2 menit.
Sehingga bila Anda mencetak 100 lembar dokumen, lakukan proses mencetak sebanyak 4 kali. Dengan perhitungan 100 : 25 = 4. Setiap 1 kali proses mencetak lakukan jeda paling tidak 2 menit untuk memberikan head printer Anda beristirahat agar print head tidak terlalu panas. Karena pada saat mencetak/ngeprint, print head akan mengalami kenaikan suhu. Bila terlalu panas maka nozzle print head bisa terbakar/rusak.
Kesimpulan
Demikianlah, cara mencetak dokumen yang benar dan tepat. Semoga dapat dijadikan referensi.
Bila selama ini anda mencetak dokumen tidak seperti langkah-langkah yang diuraikan di atas, dapat dipastikan hasil cetak anda akan mengecewakan. Perbaiki kekeliruan Anda dan dapatkan waktu kerja yang efisien dan penggunaan media cetak yang efisein pula.
Pertimbangkan pula untuk membaca artikel lain tentang kapasitas printer yang Anda miliki. Karena, semakin Anda mengenal karakteristik dari alat print Anda, maka Anda dapat memanfaatkan printer Anda lebih efisien. Dan tidak jarang pula dapat menekan cost perawatan/perbaikan printer Anda.
Terima kasih.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Masukkan komentar dan atau pertanyaan .......