Cara Menyimpan File : Save dan SaveAs di Microsoft Office®

Ketemu lagi dalam rangkaian tutorial Microsoft Office&reg. Pada kesempatan lain kita telah membahas Tab File yang berfungsi sangat penting. Nah pada artikel ini, kita masuk lebih dalam lagi, mengulik/menjelajah menu-menu yang terdapat pada Tab file tersebut. Save dan SaveAs adalah salah satu bagiannya.

Save atau menyimpan file merupakan menu yang dipergunakan untuk menyimpan dokumen atau lembar kerja pada Microsoft Office. Dan menu SaveAs digunakan ketika akan menyimpan dokumen lembar kerja dengan nama file berbeda, bahkan dalam format (atau extension) file yang berbeda sama sekali. Misalnya: menyimpan file doc menjadi pdf.

 Setelah membuat dokumen dengan Microsoft Word, misalnya: laporan training, buku, artikel, skripsi, atau tugas lainnya. Hal berikutnya yang perlu dilakukan adalah menyimpan dokumen Word. Berikut ini dijelaskan cara menyimpan dokumen pada Microsoft Word.

 

Sebagaimana makna dari kata Save dan Save As bila diterjemahkan secara bebas sebagai Menyimpan dan Menyimpan Sebagai ..., maka dapat dimaknai sebagai menu untuk kebutuhan menyimpan lembar kerja, atau dokumen presentation (pada PowerPoint). Sederhananya seperti itu.

Secara umum ada 2 perintah yang dapat digunakan untuk menyimpan dokumen Word.
Pertama perintah dengan penggunaan pintasan atau shortcut Ctrl + S.
Save atau simpan adalah perintah untuk menyimpan perubahan dokumen yang diedit dengan nama yang sama.
Save As adalah perintah yang digunakan untuk menyimpan dokumen baru atau dokumen yang diedit dengan nama yang berbeda (atau short cut F12)

Save dan Save As pada Tab File

Cara Menyimpan File

Ada beberapa cara untuk menyimpan file. Salah satu cara yang paling mudah adalah dengan Klik Tab File | Save. Metode ini digunakan ketika kita hendak menyimpan hasil kerja kita selama proses pengerjaan. 

Di tahap pembuatan, dokumen dapat disimpan terlebih dahulu, meskipun dokumen belum selesai. Ini dimaksudkan agar apa yang dibuat tidak hilang karena hal-hal tidak dapat diprediksi, seperti: baterai laptop habis, kesalahan komputer, dan lainnya. Simpan dokumen saat proses membuat dokumen masih berlangsung

 Maksudnya begini, Ketika kita bekerja pada sebuah dokumen yang tengah kita kerjakan, maka kita perlu menyimpan dokumen tersebut diantara waktu pengerjaannya. Hal ini dilakukan untuk memperbaharui file yang telah tersimpan sampai waktu terakhir pengerjaan.

 Menyimpan File Secara Otomatis

Disarankan melakukan pengaturan save Autorecovery paling tidak dalam 5 menit sekali, walaupun secara default office telah dilengkapi dengan Save AutoRecovery yang waktunya bisa kita tentukan sendiri melalui menu option. Bagaimana cara mengaturnya? Akan dibahas pada topik Option di artikel lain.

Menyimpan file dengan Nama Baru

Atau bila menghendaki Menyimpan Sebagai ... file baru, langkahnya klik: Tab file | Save As. Metode ini, dapat berfungsi seperti copy | Paste . Karena ketika menyimpan file dengan Menu SaveAs, maka file lama masih tersimpan sebagaimana aslinya, dan kita akan punya file baru dengan isi yang sama dengan nama file yang berbeda.

Teknik penamaan file yang tepat dan efisien dapat membantu ketika kita melakukan pencarian dokumen. Perlukah kita membahas tentang teknik penamaan file?

Selain cara di atas, bisa pula dilakukan dengan shortcut Ctrl + s. Metode ini akan menyimpan file yang sedang aktif. Atau bila hendak menyimpan dengan nama file yang baru (Save As), gunakanlah shortcut F12.

Cara lain yang dapat dilakukan adalah menggunakan shortcut Function (F10). langkahnya:

F10 + F + S

ATAU

F10 + F + A

.

Menyimpan File dengan Format PDF

Bila Anda hendak menyimpan file dalam format lain format PDF misalnya, Anda tinggal mengubah ekstensinya pada tab Save as Type menjadi .pdf. Bagitu pula dengan format lainnya.

Membuat file pdf di Word

Saat menyimpan file, perlu juga kita mempertimbangkan directory atau tempat menyimpan file tersebut. Apakah di partisi C atau di partisi lain? Ini sangat bermanfaat sekali ketika kita akan memanggil lewat menu Search atau membuka kembali file tersebut untuk keperluan pengeditan atau pencetakan dokumen bersangkutan.

Sangat disarankan untuk tidak menyimpan file dokumen kita di partisi C komputer maupun laptop kita. Biasanya di partisi ini sistem operasi ditanam. Bila operating sistem (windows) bermasalah, komputer mengalami malfunction atau terjadi error, windows misalnya, file yang tersimpan pada partisi tersebut sering ikut lenyap atau hilang. Maka dari itu, disarankan menyimpannya di partisi selain C. Hal mengenai partisi akan dibahas pada topik lain.

Demikian artikel tentang Save dan SaveAs ini. Semoga dapat menjawab permasalahan yang Anda hadapi. Bila ingin mendapatkan tutorial lain, atau menginginkan tutorial yang berhubungan dengan microsoft office, silakan masukkan usulannya pada kolom komentar.